8个简单窍门教你利用好时间

  文/Bill Trenchard

  1、说不

  当你的**变得很优秀了,你就会遇到更多的麻烦。好多人会通过LinkedIn,Email来跟你联系,要跟你去喝咖啡,要请你帮忙。这真是折磨人。就像你童年的小伙伴,你只能勉强记得他的名字,他却要你把Facebook上所有有影响力的朋友都介绍给他。这时你就得说:“No”。

  要拒绝别人是很难的。因为你也想回报一些什么,毕竟曾经有这么多人帮助过你。但是,在这方面你得有个底线,我也会教你一些比较容易say no的办法。

  尝试一下这个“No”模板—它是一个罐头回复,适用于任何你想say no的普遍情况。我最早是从Mark Suster那里听到这个做法,他是一个企业家和投资者,这个办法替我节省了无数的时间,大大减轻了我的焦虑。举一个例子:

  你好Bill,

  很高兴收到你的消息。希望你一切都好。我很幸运,我的**正发展的不错,但我现在压力很大,为了我的事业。我常去一些社交活动,但恐怕最近就不太方便。

  祝好

  Josh

  这样的回复可以节省你的时间和精力。让你不必一再回复同样的内容。最重要的是,他们不会再联系你了。这类处理方式很婉转,也如实说明了情况,但要记得把话说死,别留下机会,让他们再找上门来。

  有了这个批处理模板,你可以跟销售人员说不。在投资者会议,如果你不想再投钱,你可以说不。投资者会有不少建议。你不必全都执行。董事会会有很随意的请求。你不必同意他们。针对这些情况一一写下模板,包括在LinkedIn上的回复信息。包括你久违的朋友来Email要求一个会面的答复。最终,你肯定会用到它们的。

  2、做一个Email忍者

  推荐给那些没用过SaneBox的人,我是它的粉丝,它是这么的简单。有点像Google Priority Mailbox,很给力,并且在iPhone上工作良好。它建立了一个批量文件夹,能自动归档群发邮件。那些你不需要亲自阅读的邮件,你永远不会看到它。它很准确,能节省大量的时间。

  我所认识的大部分CEO,在清空收件箱方面都是高效率的能手。试想一下邮政信件是怎么被处理的。你拿起你的信,看一下,然后把它们放下来,拿起来,放下来,然后是一次一次又一次?这简直叫人精神错乱。然而,我们大多数人正是这么处理Email的。我观察到的Email忍者会使用三种方法:

  ①全天候。你的邮箱始终是打开的,一有邮件进来,你就处理掉。你非常有责任心,但这样的话,遇到那些需要深思熟虑的项目,你会很难集中精神。

  ②分批处理。你每天会有两到四次来查看Email,并马上把所有事情都处理掉。

  ③助理。你有一个全职的或者虚拟的助理,来帮助检查你的Email,把真正重要的邮件打上标签,并提醒你那些需要立即处理的事项。当然,这样的话你需要建立一个私人的收件箱,不过这可以让你的生活整个焕然一新。

  如果你没有一个助理,我会建议你使用方法二:分批处理。它可以让你在需要的时候,专注于处理Email,同时其他任务也可以得到应有的重视。频繁的切换工作会让你什么都干不好的。

  另一种方法可以提升你处理电子邮件的技能的是,装一套插件。像Asana这类的任务管理器里就有,可以让你把Email从你的任务管理器里移进移出。这是一个快速的方法可以清空收件箱,邮件留待稍后处理。

  经验法则:如果你可以在两分钟内回复好或者处理好Email,那你就马上处理吧。如果处理起来需要超过两分钟,就把它移动到你的任务管理器里,待后续再处理。你这样做时,也会在各种任务和电子邮件间安排好它们的优先顺序,不用再花时间去收件箱里头处理。

  我听过一些人说使用Gmail的键盘快捷键可以节省掉30%的时间。Gmail还提供了一个设置,只要你点击发送,邮件就会自动归档,让你的收件箱每天都干干净净的。

  最后,也许也是最有用的就是Text Expander或其他快捷键输入程序。它只需要输入一些设定好的短语,就可以神奇般的填写好一整封电子邮件。

  3、管理好你的精力

  以前,平均每人每天会步行12英里。但现在我们更多的是坐着。我们坐的时间也太长了吧。这太糟糕了,Harvard Business Review研究发现久坐的危害堪比吸烟。如果你在高科技行业工作,平均每天会有9.3小时是坐着的。这甚至比你睡觉的时间还要长。作为人,我们天生是需要运动的。这对我们的健康是至关重要的,也是我们保持效率的来源。这里有三个关于这方面的小窍门:

  ①七分钟锻炼法。这已被科学证明。也是****提过的。在7分钟里做好12个动作,事实证明它很有效。

  ②散步式开会。几乎每个人都有一对一的面谈式会议。推荐把这样的会议改为散步的方式,而不再是固定的坐在一个会议室或咖啡厅里。

  ③站立式办公桌。现在很多办公室都提供了这样的办公方式。已经被证明站着办公可以降低心脏疾病和癌症的风险,可以提高情绪和警觉性。如果你真的喜欢日常运动,可以尝试一下跑步机办公桌或者自行车办公桌。

  精力的管理不只是身体上的,还应该包括要了解自己的心理节奏。我们都知道睡眠规律,深知深度睡眠和健康的REM周期的重要性。但是我们常常忽视了每天都会有的人体节奏。要利用好向上的周期,你得像运动员那样来安排你的日程表。拿出你全天最灵敏的一到两个小时,花在对你而言最重要的的三件事上。

  他们把早上用来做最需要创意的项目讨论。研究表明,大多数人都是在早上最具有创新意识。处理Email然后是站立式的会议,这天最后的工作依旧是处理Email。请注意在这些事项当中都有安排休息时间,这样可以保证在切换到每个任务时都能达到最佳状态。

  当你想休息的时候,你需要确实的休息一下。去散步,听舒缓的音乐,做一些跟工作不相关的事。跟你的同事闲聊下,也可以发现一些他们工作之外的事情。

  4、打造执行手册

  对于任何你重复过三次以上的工作,请详细写下过程。指定出执行手册,然后交给别人去做,这样他们可以用完全相同的方式去完成它。要做好这个手册,千万不要让人们再来问下一步是什么或者要找谁负责。

  这也是Uber迅速扩张的原因。他们已经发展到超过70个城市,并且占领了市场。他们是怎么做到的?一个执行手册。每到一个城市,他们手上会有一个清单,写满了必须要做的每一件事情,只有轻微的区域性调整。他们已经多次练习,进行了测试,最后制定好完整的执行手册。所以,现在他们只需要执行就可以了,就像拿钥匙开门那样容易。

  “那些成功人士都善于做记录。但是创业**仅仅这样做还不够。”

  我所见过的扩张得最成功的创业**,在早期就提出了系统化的共同行动和核心*作,并让此成为一种习惯。

  5、会议外的收获

  有多少次,你和某人进行会议,这个会议对你的**而言至关重要,但你却找不出办法来增进你和这个人的关系?他可能是你业务发展的合作伙伴,客户或者任何人。会议内容可能不大容易听懂,当你走出会议室,你就把他们说的都忘得差不多了。要给他们留下好印象的机会好像很渺茫。

  要打破僵局,您需要了解他们的职业挑战。

  如果你不知道,就问他们。假设你在一个B2B的环境里,什么是你客户的客户的要求?对此你能帮他们做点什么?

  “我们有多少人能列出我们的客户那边,排名前三的职业挑战?”

  要真正充分利用好会议,必须在私人和工作之间搭一座桥。不必很深入,可以很简单问一下,最近会不会去哪里度假啊。然后记下他们的回答。在会议之外,创造条件去更深入的认识这个人,加深你们的关系。例如,他喜欢骑自行车,就可以向他推荐一条你知道的很棒的骑车路线。这会产生一个变革性的转变。

  6、优化内部会议

  创业**往往要进行很多的会议。太多了。减少一些。最简单的办法就是去掉那些状态汇报的会议。你并不需要不断地与团队成员开会,只为了听他们汇报项目的进展。让他们写下来。把它放在一个GoogleDoc里,让每个人每周都去读一次好了。

  “永远不要在做出决定之前,离开会议。”

  当涉及到决策会议,请迅速做出可逆的决定。大多数决定在创业**里都是可逆的,但我们花太多的时间来思考。把人聚到一起,有了正确的数据和正确的人,就可以迅速做出决定。

  对所有的决策会议都这样做,除非它是真正的不可逆转的决定。那就花更多的时间,进行更多的对话,把你的顾问和董事会都召集起来。不然的话,决定然后执行就好了。作为创业**,最

分页:123